Дейности по проекта
Организацията на дейностите по проекта е съобразена с ролята на общината при неговото управление. От една страна тя трябва да създаде условия за качествено и ефективно изпълнение на проекта, а от друга – да участва активно и да координира дейностите, които се реализират от изпълнители, избрани чрез публични поръчки. Следвайки тази логика са предвидени две големи групи дейности, които съдържат поддейности. В допълнение, съгласно добрите управленски практики, е предвидена една заключителна дейност, в рамките на която ще се оценят постигнатите резултати, ще се окомплектоват, архивират и адаптират всички изготвени документи, така че да се създадат условия за тяхното използване в бъдеще.
Наименование на дейността
|
Дейност I: Създаване на организация за управление на дейностите по проекта
|
Описание на дейността
|
Изпълнението на тази дейност е обособено в четири поддейности.
Поддейност I.1. Организационен старт на проекта Срок за изпълнение: до 1 месец след началото на проекта В рамките на тази поддейност ще се легитимира със заповед на кмета на Община Мездра екипът за организация и управление на проекта. Този екип включва шест човека: ръководител, счетоводител, технически сътрудник, координатори: „Обществени поръчки”, „Информация и публичност”, „Проучвателни и аналитични дейности” (за повече подробности вж. т.4-в от Формуляра за кандидатстване). Екипът за управление на проекта ще изготви: а) система за вътрешен мониторинг, контрол и докладване, б) подробен работен график на задачите и дейностите по проекта, срокове и отговорници и в) механизъм на взаимодействие и координация между членовете на екипа по проекта. Екипът за управление на проекта ще се събира на ежемесечни срещи, които са част от процеса по оперативно наблюдение и вътрешна оценка при изпълнение на дейностите (за повече подробности вж. т. 6 по-долу). Със заповед на кмета ще се създаде и специална Експертна група към проекта (за повече подробности вж. т. 6 по-долу). Екипът за управление на проекта ще организира официална церемония за откриване на проекта, финансиран по ОПАК 2007-2013 г. На церемонията ще бъдат поканени представители на всички заинтересовани страни. Ще бъде изготвено прессъобщение за представянето на проекта, което да бъде публикувано в различни медии и ще бъдат спазени всички изисквания за информация и публичност. Поддейност I.2. Разработване на тръжна документация за избор на изпълнител за разработване на документации за провеждане на три тръжни процедури
Срок за изпълнение: до края на 2-ри месец от началото на проекта. Екипът за управление на проекта ще разработи документация и ще покани поне трима участници, които да представят техническа и финансова оферта, за участие в обществени поръчки за избор на изпълнител на разработване на документации за провеждане на следните 3 обществени поръчки: 1. Изпълнител за договора за „Координация на дейностите и партньорство при разработване, провеждане и мониторинг на местни политики за устойчиво развитие”. Предвижда се това да бъде открита процедура по реда на ЗОП. 2. Изпълнител за дейностите по информация и публичност съгласно изискванията на чл. 2 на Наредбата за възлагане на малки обществени поръчки (НВМОП) - събиране на три оферти. 3. Одитор по проекта съгласно чл. 2, НВМОП - събиране на три оферти. Изборът на изпълнители ще се осъществи от комисия, съставена от представители на общината, вкл. един юрист. С избрания изпълнител на всяка обществена поръчка ще се сключи договор. Поддейност I.3. Изготвяне на тръжна документация за избор на изпълнители за трите обществени поръчки:
1. Изпълнител на договора за „Координация на дейностите и партньорство при разработване, провеждане и мониторинг на местни политики за устойчиво развитие”.
2. Изпълнител на дейностите по информация и публичност. 3. Одитор на проекта. Срок за изпълнение: подписване на договора с избрания изпълнител по поддейност I.2. и изработване на трите документации - до края на 3-ти месец от проекта Тръжната документация ще се разработва от избрания изпълнител в поддейност I.2. Екипът за управление на проекта ще контролира качеството на разработените документи и ще подпомага работата на изпълнителя, ще организира процедурно избора на изпълнител по трите обществени поръчки и ще участва в оценителната комисия. В техническите спецификации предвиждаме да бъдат включени следните минимални изисквания: А. За Изпълнител за договора за „Координация на дейностите и партньорство при разработване, провеждане и мониторинг на местни политики за устойчиво развитие”: 1. Изготвяне на анализ на заинтересованите страни. 2. Набиране на информация за периода 2005-2010 г. за целите на актуализацията/ разработването на Общински план за развитие. 3. Създаване на база данни със събраната информация. 4. Провеждане на представително социологическо проучване на населението в Община Мездра за набиране на информация за оценка на Общинския план за развитие 2007-2013 година, както и за идентифициране на проблеми и бъдещи приоритети. 5. Провеждане на три фокус групи с представители на бизнеса, структури на гражданското общество и общинската администрация относно изпълнението на настоящия план за развитие, идентифициране на проблеми и бъдещи приоритети. 6. Извършване на оценка на текущия Общински план за развитие 2007-2013 година. 7. Изготвяне на анализите, необходими за актуализиране на Общинския план за развитие 2007-2013 година, и за разработване на общински план за развитие за следващия планов период, вкл. изготвяне на SWOT анализ, цели, мисия, визия и стратегия за развитие (приоритети и мерки). 8. Информиране и консултиране с обществеността на изготвените оценка на общинския план и разработените аналитични документи. Отразяване на получените становища и изготвяне на окончателна версия на разработените документи. 9. Разработване и предоставяне на Възложителя за въвеждане на правила за мониторинг на изпълнението на конкретни политики. 10. Провеждане на обучение (тридневни семинари) на общински служители и представители на НПО по стратегическо планиране, вкл. мониторинг и оценка на изпълнението на политики, методи за анализ и оценка на данни и политики и управление на проекти и комуникационни умения. Б. За Изпълнител на дейностите по информация и публичност: 1. Изготвяне на интернет страница на проекта за информиране и консултиране на обществеността, отправяне на покани и др. 2. Организиране на регулярни представяния и обществени обсъждания на постигнатите резултати от проекта с цел отчитане на мнението на всички заинтересовани лица/страни и популяризиране на проекта; 3. Публикуване на информация за проекта в местните медии; 4. Изготвяне на рекламни материали; 1. Организиране на официална церемония за закриване на проекта, финансиран по ОПАК 2007-2013 г., която да бъде отразена в местните медии.
В. За Одитор на проекта: 1. Осъществяване на текущ одитен контрол и консултации на екипа по проекта относно спазването на нормативните изисквания за допустимост на разходите. 2. Изготвяне на одитен доклад. Поддейност I.4. Провеждане на процедури за избор на изпълнители на обществени поръчки, описани в поддейност IІ.1. В рамките на тази поддейност ще се получат и оценят офертите на кандидатите за изпълнители на обществени поръчки. С избраните изпълнители ще се сключат договори.
Срок за изпълнение: o За избор на Изпълнител за договора на „Координация на дейностите и партньорство при разработване, провеждане и мониторинг на местни политики за устойчиво развитие” – продължителност 2 месеца (до края на петия месец на проекта). o За избор на Изпълнител за дейностите по информация и публичност – продължителност един месец (до края на четвъртия месец от проекта). o За избор на Одитор по проекта - продължителност един месец (до края на четвъртия месец от проекта). Шестият месец е оставен свободен, ако има обжалвания за процедурата по ЗОП. През него ще започне изпълнението на дейностите по другите две обществени поръчки, както и по първата, ако няма обжалвания. |
Обосновка на дейността |
Тази дейност създава рамките за качествено управление на изпълнението на проекта. Успешната му реализация зависи до голяма степен от умението на екипа да осъществи ефективно възлагане на осъществяването на предвидените дейности на изпълнители, притежаващи висока квалификация, богат опит и необходимия капацитет. |
Очаквани резултати |
1. Легитимиран екип за организация и управление на проекта |
Наименование на дейността |
Дейност II. Реализация на дейностите, възложени чрез обществени поръчки на външни изпълнители |
Описание на дейността |
Активното участие на екипа на проекта/ бенефициента в реализацията на обществените поръчки е ключово, тъй като създава предпоставки за успешно изпълнение на дейностите и постигане на поставените цели. В тази връзка, в рамките на всяка поддейност, са представени и механизмите за координация и контрол от страна на общината. 2. Набиране на информация за периода 2005-2010 г. за целите на актуализацията/ разработването на Общинския план за развитие 3. Създаване на база данни със събраната информация 1. Провеждане на три фокус групи с представители на бизнеса, структури на гражданското общество и общинската администрация (общо около 30 души) относно изпълнението на настоящия план за развитие и за идентифициране на проблеми и бъдещи приоритети. 2. Провеждане на представително социологическо проучване на населението в Община Мездра за набиране на информация за оценка на Общинския план за развитие 2007-2013 година и за идентифициране на проблеми и бъдещи приоритети. 3. Извършване на оценка на изпълнявания Общински план за развитие 2007-2013 година на базата на набраната информация в предходните дейности 4. Изготвяне на анализите, необходими за актуализиране на Общинския план за развитие 2007-2013 година, вкл. SWOT анализ, цели, мисия, визия и стратегия за развитие (приоритети и мерки) Информиране и консултиране с обществеността на изготвените оценка на общинския план и разработените аналитични документи. Отразяване на получените становища и изготвяне на окончателна версия на разработените документи. 9. Разработване и предаване на Възложителя за въвеждане на правила за мониторинг на изпълнението на конкретни политики. 10. Провеждане на обучение на общински служители и НПО по стратегическо планиране, вкл. мониторинг и оценка на изпълнението на политики, методи за анализ и оценка на данни и политики и управление на проекти и комуникационни умения Поддейност II.2. Реализация на дейностите, възложени в обществената поръчка за информация и публичност Поддейност II.3. Реализация на дейностите, възложени в обществената поръчка за извършване на външен одит на проекта |
Обосновка на дейността |
Избраният подход на реализацията на тази дейност чрез възлагане на външен изпълнител и активно участие на бенефициента ще доведе до: а) качественото и ефективното й изпълнение, б) укрепване на капацитета на общинската администрация в областта на стратегическото планиране, вкл. мониторинг и контрол на изпълнението на проекти и политики, развитие на аналитични умения, работа със заинтересовани страни въз основа на прякото си участие в изпълнението на поддейностите (обсъждане и приемане на резултатите на изпълнителите) и чрез участието си в обучителните семинари. |
Очаквани резултати |
8. Изготвен анализ на заинтересованите страни. |
Наименование на дейността |
Дейност III. Приключване на проекта |
Описание на дейността |
По време на последния месец от осъществяване на проекта Екипът за управление на проекта ще осъществи всички дейности, свързани с неговото приключване, които включват: |
Обосновка на дейността |
Дейността е стандартна за завършването на всеки проект. |
Очаквани резултати |
23. Нормално приключване на изпълнението на проекта, в съответствие с добрите практики за управление на проект |
Наименование на дейността |
Дейности за информация и публичност - Поддейност II.2. Реализация на дейностите, възложени в обществената поръчка за информация и публичност |
Описание на дейността |
Дейностите за информация и публичност са насочени към осигуряване на информация и публичност относно постигане на целите и резултатите на проекта и финансирането му по ОПАК от ЕСФ. |
Обосновка на дейността |
Тази дейност има хоризонтален характер и подпомага предвидените в проекта цели, дейности и постигнати резултати да получат широка публичност. Тя допринася и за постигането на специфична цел 2 на проекта, визираща подобряване на координацията и партньорството при провеждане на местни политики. |
Очаквани резултати |
17. Изготвена и поддържана интернет страница на проекта |