Наблюдение на изпълнението на дейностите

Дейност
Специфични цели
Очаквани резултати
Индикатори за изпълнение/ резултат Източници за информация за индикаторите

Дейност I: Създаване на организация за управление на дейностите по проекта

Поддейност I.1. Организационен старт на проекта

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Поддейност I.2. Разработване на тръжна документация за избор на изпълнител за разработване на документации за провеждане на 3 тръжни процедури

 

Поддейност I.3. Изготвяне на тръжна документация за избор на изпълнители за трите обществени поръчки

 

Поддейност I.4. Провеждане на процедури за избор на изпълнители на трите обществени поръчки

Дейност I. създава необходимите предпоставки за изпълнението на следващата дейност по проекта и със самото това – за постигането на неговите две специфични цели, визиращи повишаване на капацитета на заинтересованите страни и подобряване на координацията и партньорството между тях при формиране и провеждане на политики за устойчиво развитие
 
 1. Създаден екип за организация и управление на проекта
 
2. Изготвена система за мониторинг и контрол на изпълнението на проекта
 
 
3. Изготвен подробен работен график на задачите и дейностите по проекта, срокове и отговорници
4. Създадена Експертна група
 
 
5. Избран изпълнител на разработване на документации за провеждане на 3 тръжни процедури
 
 
 
6. Изработени документации за провеждането на посочените три обществени поръчки.
7. Проведени процедури и избрани изпълнители за посочените три обществени поръчки  
 - Заповеди на Кмета за създаване на ЕУП и ЕГ
 
- Доклад за изготвената система за мониторинг и контрол на проекта
 
- Подробен работен график
 
 
 
 
 
 
- Налична документация за провеждане на 3 обществени поръчки
 
 
 
 
- Налична документация, съпътстваща провеждането на процедурите
 
 
- Сключени договори за изпълнение на обществени поръчки
Документацията на проекта
 
 
Документацията на проекта
 
 
 
Документацията на проекта
 
 
 
 
 
Документацията на проекта
 
 
 
 
 
 
Документацията на проекта
 
 
 
 
Документацията на проекта

Дейност II. Реализация на дейностите, възложени чрез обществени поръчки на външни изпълнители

 

 

 

 

 

 

Поддейност II.1. Реализация на дейностите, възложени в обществената поръчка за „Координация на дейностите и партньорство при разработване, провеждане и мониторинг на местни политики за устойчиво развитие”

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Поддейност II.2. Реализация на дейностите, възложени в обществената поръчка за информация и публичност

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Поддейност II.3. Реализация на дейностите, възложени в обществената поръчка за извършване на външен одит на проекта

Дейност II пряко води до постигане на двете специфични цели на проекта, а именно: 1. Да се укрепи капацитетът на местната власт и структурите на гражданското общество за разработване на стратегически документи за развитие и прилагане на ефективни и ефикасни политики за реализирането им.

2. Да се подобри координацията и партньорството между заинтересованите страни по повод разработването и провеждането на местни политики за устойчиво развитие.

 

 

 

 

 

 

 

 

8. Изготвен анализ на заинтересованите страни.

 

 

 

 

 

9. Създадена база данни с информация, необходима за актуализацията/ разработването на общинския план

 

 

10. Извършено социологическо проучване на мнението на гражданите, бизнеса, структури на гражданското общество и общинската администрация относно изпълнението на настоящия план за развитие

 

11. Извършена оценка на изпълнявания Общински план за развитие 2007-2013 г., която отчита мнението на заинтерсованите страни  

 

12. Изготвени анализи, необходими за актуализиране на Общинския план за развитие 2007-2013 година, вкл. SWOT анализ, цели, мисия, визия и стратегия за развитие (приоритети и мерки), които отчитат мнението на заинтерсованите страни  

 

13. Разработени и въведени правила за мониторинг на изпълнението на конкретни политики.

 

 

 

14. Обучени общински служители и представители на   НПО по стратегическо планиране, вкл. мониторинг и оценка на изпълнението на политики, по методи за анализ и оценка на данни и политики и по у-е на проекти и комуникационни умения

 

 

 

 

 

15. Изготвена и поддържана интернет страница на проекта

 

 

16. Организирани представяния и обществени обсъждания на постигнатите резултати от проекта с цел отчитане на мнението на всички заинтересовани страни и популяризиране на проекта

 

17. Публикувана информация за проекта в местните медии

 

 

 

 

 

 

 

 

 

18. Изготвени и разпространени рекламни материали

 

 

 

 

 

19. Организирана официална церемония за закриване на проекта

20. Спазени задълженията за осигуряване на информация и публичност за всички произведени материали по проекта

21. Проведени консултации на екипа по проекта относно спазването на нормативните изисквания за допустимост на разходите.

22. Изготвен одитен доклад при приключване на проекта.

 

 

 

 

 

 

 

- Доклад с изготвен анализ на заинтерсо-ваните страни

 

 

 

- Създадена база данни

 

 

 

 

- Изготвен инструментариум за провеждане на проучването и разработен анализ въз основа на получените резултати  

 

 

- Доклад от извършената оценка на плана

 

 

 

- Доклад с извършените анализи, SWOT анализ, цели, мисия, визия и стратегия за развитие

 

 

 

- 1 общинска администрация, въвела правила на мониториг на изпълнението на политики

 

 

Проведени 3 семинара. Обучени: 35 общински служители и съветници и 40 НПО. Общо 75 души са придобили знания и умения по стратегическо планиране, анализ и оценка на данни и политики и работа със заинтересовани страни

- Изготвена и поддържана страница

 

- Организирани мин. 3 обществени обсъждания с представители на различни заинтересовани страни

 

 

- 10 публикувани материали в медиите

 

 

 

 

 

 

 

- Изготвени и разпространени: 1000 бр. дипляни, 1000 бр. плакати, 1000 бр. химикалки, 300 бр. чаши и 4 бр. банери

 

- Проведена 1 заключителна церемония с мин. 30 участници

 

- Всички материали, изготвени в рамките на проекта

 

- Предоставени мин. 5 текущи консултации

 

 

 

- Одитен доклад

 

 

 

 

 

 

 

Документацията на проекта

 

 

 

 

Документацията на проекта

 

 

 

 

 

Документацията на проекта

 

 

 

 

 

 

Документацията на проекта

 

 

 

 

Документацията на проекта

 

 

 

 

 

 

 

Документацията на проекта

 

 

 

 

 

Документацията на проекта (Отчет за проведеното обучение, изготвен от изпълнителя на обществената поръчка)

 

 

 

 

 

 

Интернет страницата на проекта

 

Документацията на проекта

Протоколи от обсъжданията

 

 

 

 

Публикации (вкл. в Интернет)

Съответният брой на изданието, в което са публикувани материалите

 

 

 

Екземпляри от рекламните материали

 

 

 

 

Документацията на проекта

 

 

Документацията на проекта

 

 

 

Документацията на проекта

 

 

 

Документацията на проекта

Дейност III. Приключване на проекта

Тази заключителна дейност гарантира устойчивост на създадените предпоставки за успешно изготвяне, мониторинг и оценка на документи за стратегическото развитие на общината – специфична цел 1.

23. Нормално приключване на изпълнението на проекта, в съответствие с добрите практики за управление на проект

- Изготвен окончателен доклад, съгласно Договора за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ.

- Изготвени архиви на материалите по проекта.

- Създадена база данни, вкл. цялата инфор-мация, която общината може използва при последващи проекти;

- Изготвен списък на НПО и експерти, работещи по проекта;

- Адаптирани модели, свързани с финансово- икономическите анализи за целите на планирането и разработването на проекти.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Документацията на проекта

Механизмът за наблюдение и вътрешна оценка ще се детайлизира в документ, описващ системата за контрол върху качеството на управлението на проекта. Този документ ще бъде разработен в началната фаза от неговото изпълнение. Системата ще се базира на времевия график на проекта и на посочените по- горе индикатори за изпълнение и ще предвижда следното:

Общият контрол и координацията по изпълнението на дейностите и на бюджета ще се извършва от ръководителя на проекта. Той ще контролира и верифицира протичането на дейностите, както и навременното постигане на заложените резултати. В тази си дейност той ще бъде подпомаган от координаторите.

Избраният чрез процедура външен одитор текущо ще следи за законосъобразността и целесъобразността на извършваните разходи. 

Финансовите потоци ще се контролират от счетоводителя на проекта. 

Изпълнението на отделните дейности ще се координира и контролира от членове на екипа за управление на проекта (съобразно посочените в т.4 техни индивидуални отговорности), които ще следят за спазването на техния времеви график и постигането на произтичащите от тях резултати. За тази цел съответният координатор ще одобрява предварително предложения от изпълнителите на обществените поръчки специфичен инструментариум – напр. въпросници, структура на аналитичните доклади, на правилата за мониторинг на изпълнението на политики, дизайна на информационните материали и пр. Координаторите ще извършват и необходимата предварителна верификация на конкретните специфични дейности, резултатите и разходите, съобразно изискванията, посочени в Ръководството за бенефициенти по ОПАК (с.82). 

Ежемесечните срещи на екипа за организация и управление на проекта ще са част от процеса по оперативно наблюдение и вътрешна оценка при изпълнение на дейностите. На тези срещи, членовете на екипа ще докладват за постигания напредък съобразно заложените в проекта индикатори за изпълнение, за очакваните или за появилите се проблеми, както и за възможните начини за тяхното решаване/неутрализиране/избягване. Протоколите от тези срещи ще са част от документацията на проекта и ще бъдат публично достояние (така ще се осигурява и прозрачност на управлението на проекта). 

Със заповед на кмета  ще се създаде специална Експертна група към проекта. Тя ще включва членовете на екипа и външни (за проекта) експерти - служители в общината, членове на местни НПО и други заинтересовани страни. Основна задача на тази експертна група ще бъде да обсъжда и приема резултати от изпълнението на дейности по проекта, като напр. изготвени от изпълнителя на обществената поръчка аналитични материали, бази данни, оценка за изпълнението на общинския план, правила за мониторинг на изпълнението на политики, резултати от социологическото проучване и пр. 

Важна част от системата за вътрешно наблюдение и оценка ще са също месечните устни доклади на ръководителя на проекта пред кмета на общината. Централен момент в тези доклади ще бъде информацията за напредъка на проекта съобразно заложените индикатори за изпълнение. По време на тези срещи ще се набелязват евентуалните необходими коригиращи действия и помощ от страна на общината, както и от страна на други заинтересовани страни за осигуряване изпълнението на проекта.

Baner Mezdra